Jak na připojení firemního e-mailu k HubSpotu

Ukážeme vám, co se stane, když připojíte svůj firemní e-mail k HubSpotu. Pár kliknutí vám otevře dveře k pokročilým funkcím a možnostem, které zajistí, že veškerá komunikace se zákazníky zůstane synchronizovaná a aktuální.

Nevíte si rady s tím, jak e-mail a HubSpot propojit tak, aby fungoval přesně podle vašich představ? Nebojte se, není to nic těžkého. Jdeme na to!

Jaké jsou možnosti propojení e-mailu a HubSpotu?

Připojení vašeho osobního e-mailu k HubSpot CRM je velmi snadné. Existuje několik způsobů, jak e-mail do HubSpotu připojit:

A) Připojení osobního firemního e-mailu (např. jan.novak@skvelaspolecnost.com)

1. Použitím HubSpotu místo e-mailového klienta
2. Použitím služby Gmail s rozšířením HubSpot Sales Extension pro prohlížeč Chrome 
3. Použitím aplikace Outlook s rozšířením HubSpot Sales Extension

B) Připojení Team Email (např. poptavky@skvelaspolecnost.com)

V tomto článku vás naučíme, jak začít používat HubSpot jako e-mailového klienta (možnost A1), což je základní cesta k vyšší produktivitě a jednoduššímu každodennímu životu, v němž vám HubSpot CRM pomůže s rutinními úkoly. 

💡 Veškeré způsoby připojení schránek lze používat současně a v libovolné kombinaci, takže do HubSpotu klidně připojte několik osobních firemních e-mailů, několik týmových e-mailů, a to různými způsoby synchronizace.

Výhody připojení osobního firemního e-mailu

Oblíbené připojení pracovního e-mailu do CRM přináší celou řadu výhod. 

Jako například:

• práci ve vámi známém prostředí CRM systému s kompletní historií ostatní komunikace
• profit z pokročilých funkcí HubSpot CRM
• synchronizace komunikace rovnou do CRM a přiřazení pod existující kontakty
• odesílání e-mailů, které můžete přímo převzít z knihovny šablon
  
  

Připojení osobního firemního e-mailu do HubSpotu

Připojení e-mailu je velmi jednoduchý způsob, jak dostat e-mailovou komunikaci do HubSpot CRM. Hned poté můžete:

• odesílat obchodní e-maily přímo v CRM
• zaznamenávat odpovědi z e-mailové schránky do CRM
• využívat pro e-mailovou komunikaci automatizaci v podobě Sequences
• a pokud používáte HubSpot Sales, získáte přímo ve schránce přístup také k dalším obchodním nástrojům

A co víc, připojením pracovního e-mailu k HubSpotu umožníte systému odesílat e-maily vašim kontaktům pomocí e-mailových serverů vaší společnosti. Můžete zároveň připojit více osobních schránek do HubSpotu, takže celý tým může zprávy posílat přímo ze CRM.

Jaká data může HubSpot po připojení firemního e-mailu číst?

HubSpotu dáte připojením přístup k informacím spojených s vaším firemním e-mailem, a to včetně kontaktů (telefonních čísel), e-mailů, kalendářů, distribučních seznamů, a pokud používáte funkcí sledování e-mailů, pak i URL sledovaných odkazů z vašeho e-mailu.

HubSpot navíc dostane možnost číst, upravovat, vytvářet a odesílat e-maily z vašeho připojeného účtu na Gmailu. Systém strojově proskenuje obsah zpráv, aby identifikoval, které e-maily jste vybrali ke sledování a vy dostávali relevantní upozornění. HubSpot zároveň uchová odpovědi, outbox, hlavičky e-mailů, předmět, distribuční seznamy, čas odeslání a texty v těle zpráv.

Jaká data se přenesou do HubSpotu po připojení pracovního e-mailu?

HubSpot projde obsah vašich e-mailů, aby zjistil, které e-maily jste vybrali ke sledování. Začne ukládat odpovědi, odchozí poštu, hlavičky e-mailů, předměty, distribuční seznamy a čas odeslání. Váš e-mail může obsahovat osobní informace, jako jsou jména vašich kontaktů, soukromou komunikaci nebo finanční a zdravotní informace.

Všechny existující e-maily nebudou synchronizované automaticky. HubSpot nedokáže sledovat e-maily z minulosti. Pokud jsou však příjemci těchto e-mailů kontakty ve vašem CRM, můžete je označit a přenést jednotlivě.

💡Korespondence, které sledujete, budou viditelné i pro ostatní členy ve vašem HubSpot účtu. Mějte to prosím na paměti.

💭 Zaznamenají se e-maily do CRM automaticky? Ano. Když připojíte svůj e-mail k HubSpotu, nebudou zprávy při odeslání z externího e-mailového klienta (platforma Gmail, Outlook atd.) automaticky logovány v CRM. Pokud byste si to přáli změnit, stačí přepínač Log Emails v rozšíření HubSpot Sales přesunout do polohy OFF.

Logování a Tracking e-mailů

Poté co úspěšně připojíte váš e-mail k HubSpotu (a máte ta správná rozšíření), můžete e-maily klidně dál odesílat přímo z vašeho e-mailového klienta a vybírat zprávy, které si přejete propsat do HubSpotu. Nebo je posílat přímo z prostředí CRM systému.

💭 Vždycky si můžete zvolit nezaznamenávat nebo nesledovat určité e-maily, které by se v CRM neměly objevit. Jen pamatujte, že e-mail poslaný přímo z HubSpot CRM bude zaznamenaný vždy.

Shrňme si 3 různé scénáře toho, odkud své e-maily odesíláte a jestli jste zvolili možnost zaznamenávat nebo nezaznamenávat:

1. Všechny e-maily odeslané přímo z HubSpotu skrze připojenou schránku budou uloženy (a dostupné na záznamu kontaktu).
2. E-maily poslané z klienta, u kterých zaškrtnete možnost logovat v HubSpotu, budou v systému uloženy.
3. Ale e-maily z klienta bez zapnutého logování uloženy v CRM nebudou, zůstanou pouze v e-mailové schránce.

Kdo má přístup k e-mailům v HubSpot CRM?

Když propojíte pracovní e-mailovou adresu do HubSpotu, nijak to neovlivní schopnost uživatelů HubSpot zobrazovat kontakty. Schopnost uživatelů přistupovat a číst záznamy zůstane stejná jak v CRM, tak v rozšíření HubSpot Sales pro Chrome. Můžete však nastavit oprávnění tak, aby si uživatel mohl zobrazit pouze kontakty, které on nebo jeho tým vlastní.

Můžete uživateli HubSpotu udělit oprávnění vidět záznam kontaktu se vším, co k němu patří, nebo mu zakázat vidět kontakt kompletně – neexistuje ovšem způsob, jak nastavit oprávnění pouze pro prohlížení e-mailů odeslaných daným uživatelem bez možnosti číst e-maily dalších členů používajících HubSpot. Jednoduše buď uživatel HubSpotu vidí kontakt se všemi zprávami, nebo ho nevidí vůbec.

Nastavení správné úrovně přístupu je složitý úkol, který je dopodrobna vysvětlen v příručce HubSpot User Permission Guide.

Jak propojit HubSpot CRM a váš firemní e-mail?

Budete potřebovat Sales Access oprávnění nebo Account Access oprávnění.

Osobní firemní e-mail by měl být jedinečný pro každého uživatele a neměl by být sdílený s nikým jiným v rámci týmu. Měla by to být e-mailová adresa, kterou běžně používáte k odesílání e-mailů svým kontaktům nebo potenciálním zákazníkům, jednoduše vaše osobní firemní e-mailová adresa.

Ověřte, u jakého poskytovatele je vedena vaše e-mailová schránka a poté postupujte podle jeho pokynů, abyste hostovaný mailbox propojili s HubSpotem. Můžete o pomoc požádat IT oddělení nebo použít MxToolbox k vyhledání detailů pro připojení vaší e-mailové domény.

💡 Průvodce krok za krokem pro připojení osobního e-mailu k HubSpotu

Jak HubSpot chrání předávané osobní údaje?

Kdykoli HubSpot přenáší nebo uchovává osobní údaje vaše a vašich zákazníků, pracuje i na jejich ochraně. HubSpot například šifruje data při výměně s vaším počítačem a používá špičková bezpečnostní opatření, aby zabránil neoprávněnému nebo neúmyslnému přístupu do sítě.

V kostce

Propojení HubSpot CRM a osobního pracovního e-mailu je snadný proces. Po připojení se všechny zprávy odeslané přímo ze systému HubSpot uloží do e-mailové schránky. Na druhou stranu si můžete vybrat, zda zprávy při odeslání z e-mailové schránky chcete ukládat a sledovat v CRM, či nikoli. Důležité jsou správně nastavené úrovně oprávnění, kde je třeba pamatovat na jedno pravidlo – pokud uživatel v CRM vidí kontakt, vidí také všechny zprávy s ním spojené bez ohledu na to, kdo je poslal.

Toto propojení vám umožní vytvářet personalizované zprávy bez plýtvání času rutinní agendou. Své podnikání rozvinete pomocí relevantních a moderních nástrojů, s jejichž pomocí utečete i konkurenci.

A pokud byste chtěli vědět o HubSpotu a e-mailech víc nebo byste měli zájem probrat vaši situaci osobně, jsme tu pro vás!

Autoarti pomáhá podnikům vytvářet ecosystémy nejmodernějších platforem pro automatizaci prodeje a marketingu – pokud potřebujete pomoci s vlastním řešením, integrací iPaaS nebo jakoukoli formou automatizace v oblasti prodeje, marketingu a služeb, domluvte si s námi rychlou konzultaci. 

📩 Přihlaste se k odběru našeho newsletteru. Najdete v něm nové články, video podcasty a informace týkající se HubSpotu, marketingu a obchodu!

🎥 Máme video podcast! Skočte na náš Youtube a ponořte se s námi do světa marketingu, obchodu a CRM systémů. 

🔗 Sledujte náš LinkedIn a Facebook. Sdílíme tam novinky, zajímavosti a informace o našich eventech.

Zdroje: HubSpot Support, HubSpot, HubSpot, HubSpot, HubSpot