Kompletní průvodce pro migrace ze Salesforce na HubSpot ⭐

Objevte náš guide pro migrace CRM ze Salesforce na HubSpot 

Přišel čas na změnu a vy zvažujete přesedlat ze Salesforce CRM na HubSpot? Migrace není jednoduchý proces, ale existují nástroje a postupy, které vám pomohou veškerá data, byznysové automatizace i reporty převést mezi systémy bez ztráty kvality. Navíc můžete migraci využít a rovnou odstranit duplicity nebo optimalizovat přebujelé procesy. 

Nevhodně provedená migrace může stát firmu pořádný balík peněz a co víc, poškodit i její reputaci u zákazníků. Proto se na proces přechodu ze Salesforce na HubSpot CRM podíváme od začátku až do konce:

• Důvody, proč přejít na HubSpot CRM
• Příprava plánu a identifikace všech požadavků
• Kritická místa procesu migrace
• Migrace na 3 základními způsoby
• Proces od přípravy až po dlouhodobou optimalizaci

Autoarti už pomohlo řadě klientů s migrací CRM systémů, a to nejen ze Salesforce na Hubspot, ale i mezi dalšími platformami. Do tohoto článku se vám pokusíme shrnout to nejdůležitější, na co jsme při migracích narazili.

Důvody, proč přejít ze Salesforce na HubSpot

Kompletní přechod z jedné CRM platformy na jinou je náročným procesem plným nástrah. Před rozhodnutím pustit se do migrace byste měli mít jasno, jaké výhody nový CRM systém nabízí. A k tomu ideálně mít i jistotu, že investice do migrace povede k budoucím úsporám nebo vyšším příjmům.

Nejprve se podíváme na nejčastější důvody, proč firmy odchází ze Salesforce a své CRMko přesouvají na HubSpot. Jaké jsou silné stránky HubSpotu?

• HubSpot nabízí flexibilní pricing pro malé a střední firmy včetně bezplatného přístupu pro uživatele, kteří v CRM aktivně nepracují
• Funguje v minutách a hodinách, jelikož úpravy a vývoj nových funkcí jsou jednodušší a rychlejší
• Přívětivější UX/UI, které je jednotné pro všechny uživatele
• Tvorba nových API je v HubSpotu zpravidla snazší a levnější, celou řadu integrací lze najít v Marketplace
• Nabízí intenzivní podporu a užitečné materiály pro trénink nových uživatelů
• Jakékoliv údaje mimo standardní objekty jako Contacts nebo Leads mohou být ukládány a využívány v automatizovaných procesech skrze Custom Objects (dostupné pouze s Enterprise licencí)
  
  

💡 Jeden CRM systém pro všechny týmy? Ano, HubSpot spojuje obchodní, marketingové a supportní týmy, které získají přístup k datům skrze jeden systém.

Typicky ze Salesforce odchází firmy, které si v určitý moment uvědomí, že je pro ně tento systém příliš robustní a těžkopádný. Drahé a náročné změnové požadavky vyžadující zdlouhavý vývoj a kompletní analýzu v očích mrštnějších firem nedávají smysl a zbytečně je brzdí. Stejně jako vývoj vlastních integrací. 

Největší výzvy migrace CRM ze Salesforce na HubSpot

Správná migrace je taková, kdy firma hladce šlape jako normálně, jen jednoho dne se lidé přihlásí do jiného systému. Aby nedošlo k výpadkům, které by ohrozily výkon obchodních a jiných týmů, je potřeba celý proces pečlivě naplánovat a vyhnout se zbytečně bolestivým rizikům.

Aby vše proběhlo maximálně efektivně, je potřeba si na začátku položit ty správné otázky. Týmu se před zahájením jakýchkoliv příprav migrace ze Salesforce na HubSpot zeptejte na následující:

• Jaké další systémy jsou propojeny se Salesforce a vyžadují volání API? Kolik API volání by měl HubSpot podporovat za den?
• Bude HubSpot nejprve nasazen do testovacího prostředí (tzv. sandbox) nebo přímo do produkce?
• Kdo by měl být nastaven jako integrační uživatel (Integration User)? Měl by být vlastníkem nově vznikajících záznamů Contacts, Account nebo Opportunity?
• Jaké objekty existují v Salesforce?
• Bude synchronizace dat mezi HubSpot a Salesforce řízena seznamem pravidel a výjimek (Exklusion & Inclusion lists)?
• Když je vytvořen nebo upraven záznam v HubSpotu, měl by být přenesen i do Salesforce? A obráceně? Co když bude v jednom ze systémů odstraněn, propíše se změna i do druhého?
  
  

Každopádně se připravte, že čím komplexnější je váš CRM systém, tím více práce vás čeká a tím pečlivější plánování potřebujete.

Tři nejnáročnější kroky celé migrace ze Salesforce na HubSpot si v této kapitole rozebereme podrobněji:

1. Přenos byznysové logiky, automatizací a customizací

Co CRM systém, to celé hejno záludností. Salesforce i HubSpot pracují s mírně odlišnou strukturou základních záznamů (například v přístupu k Leadům) a liší se i logika byznysových procesů používaných pro automatizace. Při importu je potřeba tato problematická místa odhalit a elegantně vyřešit, aby vše mohlo fungovat dál.

Jaká data je obvykle potřeba importovat z HubSpotu do Salesforce?

Další objekty je potřeba namapovat individuálně, stejně jako manuálně přenášet byznysovou logiku Workflows a automatizovaných procesů.

Ač to zní velmi jednoduše, najít správnou cestu není možné bez zkušeností a hlubokého porozumění principům jednotlivých platforem. Nejčastější slepou uličkou je snaha napasovat stávající workflow a sekvence 1:1 do nového řešení, i za cenu hodin intenzivního vývoje a úprav.

Dlouhodobě ale tyto úpravy na sílu nebývají udržitelné a je jednoduše lepší vydat se zcela novou cestou splňující požadovaný účel.

2. Migrace velkých objemů dat

Dalším krokem je přenos celé datové historie do nového prostředí. Databáze, kterou každý CRM systém využívá, může čítat několik gigabajtů údajů o zákaznících, veškeré komunikaci, poptávkách i uzavřených smlouvách. Prosté přenesení dat nebývá problém, hodí se při tom ale vyřešit i tradiční neduhy většiny databází:

• Duplicitní záznamy
• Neúplné údaje
• Nekonzistentní formátování
• Zastaralé informace a pozůstatky minulosti
• Tréninkové záznamy

Migrace je perfektním okamžikem k jednorázovému odplevelení celé databáze. Ruční čištění nemusí být vzhledem k objemu dat možné, proto se budete muset poohlédnout po automatizovaných nástrojích nebo vše svěřit do rukou odborníků. O možnostech migrací si povíme za chviličku.

💡Kroky vedoucí k datové čistotě by měly být samozřejmostí v každé firmě. Čím pečlivěji jste se věnovali prevenci v průběhu fungování CRM a čím více jste si dávali záležet na přípravě dat pro importy, tím pohodovější vaše migrace bude. 

3. Fáze současného provozu dvou CRM systémů

Finální fází migrace je moment, kdy běží oba systémy zároveň. V novém CRM jsou nahrána historická data a veškeré nové záznamy jsou již vytvářeny ve starém i novém CRM. Firma ale zatím pracuje v tom starém, skrze který je nadále komunikováno se zákazníky.

Migrační tým tak má možnost ověřit, že vše funguje správně a odladit případné nedostatky. Jakmile vše sedí, stačí už jen provést finální změny – zaměstnance přesunout do nového CRM systému, aktivovat napojení na e-mailové schránky a další systémy odchozí komunikace, vypnout tyto možnosti ve starém CRM. Hned poté již nic nebrání trvalému odstavení starého CRM systému.

3 nejčastější způsoby migrace CRM

Existuje několik způsobů, jak z jednoho systému migrovat na druhý. Výběr té pravé cesty záleží na objemu dat, komplexnosti automatizací a rozpočtu na celý proces. 

• HubSpot App Marketplace – Salesforce integration

• Synchronizace dostupná přímo v HubSpot App Marketplace umožňuje obousměrně přenášet data mezi HubSpot a Salesforce systémy.
• Lze využít k migraci out-of-the-box CRM systémů, kde není příliš customizací, vlastních entit a automatizací.
• Hodí se nejen na migraci, ale i na dlouhodobou synchronizaci hybridních prostředí, pokud například finance zůstaly dočasně v Salesforce.
• Zvládne synchronizovat jen omezené položky: Contacts, Companies, Deals, Tasks.
• Jednoduché používání, spuštěno za pár minut.
• Zcela zdarma

• Nástroje třetích stran jako Trujay, Import2 nebo CSV Loader

• Nástroje vyvinuté třetími stranami pro migraci dat mezi CRM systémy. Například Trujay, Import2 nebo CSV Loader.
• Umí toho více než nativní synchronizace v HubSpot App Marketplace, ale často nedokáže data vyčistit a reálně zdeduplikovat.
• Pokročilejší možnosti pro nastavení migrovaných dat, zvládne namapovat a přenést většinu custom polí, ale s byznys logikou v automatizacích a náročnějšími úpravami si neporadí.
• Nastavení se neobejde bez zkušeností, obvykle začíná vytvořením vzorku, podle kterého je následně migrace naceněna a zrealizována.
• Cena od 25 000 Kč

• Personalizovaná migrace s čištěním dat a deduplikací

• Zapojení migračního partnera, který se postará o semi-ruční čištění a deduplikaci dat, včetně přenosu automatizací a optimalizaci procesů.
• Nejvyšší možná úspěšnost přenosu dat v závislosti na technických parametrech CRM systémů.
• Naprostá kontrola na kvalitou a čistotou dat včetně možnosti zpětných korekcí.
• Migrační partner vás celým procesem provede.
• Cena od 75 000 Kč

🔎Sháníte HubSpot partnera na migraci CRM?

Sjednejte si schůzku s naším konzultantem

Úspěšná migrace CRM v 6 krocích

Univerzální recept na migraci ze Salesforce na HubSpot neexistuje, jednotlivé fáze se odlišují podle toho, jestli klient migraci realizuje spíše svépomocí, nebo nechává většinu práce na migračním partnerovi. Každopádně přesná organizace je nezbytnou součástí úspěšně provedené migrace, která neohrozí produktivitu firmy.

V Autoarti se specializujeme na odbornou asistenci při migracích. Takto vypadá běžný itinerář včetně odhadů časové náročnosti pro malé a střední firmy: 

• Úvodní analýza (3 dny)

Zhodnocení velikosti databází, složitosti automatizací a vlastního vývoje.

• Optimalizace procesů a příprava mapování (3 až 10 dní)

Nejkomplexnější krok zahrnuje migraci byznysových procesů a automatizací, včetně jejich optimalizací. Současně probíhá i příprava mapování datových polí ve spolupráci se zákazníkem. Mezi CRM systémy existují zásadní rozdíly ve fungování, proto je přidaná hodnota migračního partnera v této fázi nenahraditelná. Nové CRM může díky optimalizaci fungovat dokonce lépe, než to staré.

• Test export a importu pro odladění účtů (5 až 10 dní)

Cvičné kolečko exportů, abychom si ověřili, že data jsou pro migraci dostatečně připravená a mohli jsme nový CRM systém připravit na následný import.

• Finální migrace (2 až 5 dní)

Po projití předchozími fázemi už jen zbývá data finálně přenést do nového systému.

• Pomigrační ladění (min. 5 dní)

Jak se nový CRM systém zajíždí, je potřeba dodělat úpravy, které bez dat nebylo možné předpřipravit a řešit případné nedostatky.

• Onboarding týmu do HubSpotu CRM (min. 5 dní)

Zaškolování týmu do nového CRM systému může probíhat souběžně s migrací, finální onboarding spolu s oficiálním předáním přihlašovacích údajů přichází na řadu až na samý závěr.

V kostce

Migrace ze Salesforce na HubSpot je někdy jediným správným rozhodnutím. Náročný proces se dá zvládnout bez ztráty produktivity prodejních i marketingových týmů a s vysokou úspěšností přenosu dat. Základem je vše pečlivě zvážit, včas začít tým školit na nový systém a vytvořit podrobný migrační plán, podle kterého se budou data a byznysová logika mezi systémy přenášet.

Před vlastní migrací vyzkoušejte správnost nastavení přenesením menšího vzorku, které s týmem vyhodnotíte. Až potom se pusťte do finální migrace, kterou následně vyhodnoťte.

Nejjednodušší variantou je využít bezplatnou aplikaci v HubSpot Marketplace pro synchronizaci obou CRM systémů. Jde o rychlé řešení dostupné zdarma, ale neporadí si s deduplikací dat ani automatizovanými procesy.

Specializované nástroje třetích stran jsou dražší, ale nabídnou užitečné doplňkové funkce. 

Personalizovaná migrace ve spolupráci se zkušeným partnerem je potom řešením pro náročné zákazníky, kteří migraci chtějí spojit s čištěním a deduplikací dat, optimalizací procesů a nechtějí riskovat žádné nehody po cestě.

V Autoarti se na migrace CRM systémů specializujeme a rádi vám pomůžeme s rozhodnutím nebo odpovězením podrobnějších otázek. Stačí si s námi domluvit nezávaznou schůzku.

📩 Přihlaste se k odběru našeho newsletteru. Najdete v něm nové články, video podcasty a informace týkající se HubSpotu, marketingu a obchodu!

🎥 Máme video podcast! Skočte na náš Youtube a ponořte se s námi do světa marketingu, obchodu a CRM systémů. 

🔗 Sledujte náš LinkedIn a Facebook. Sdílíme tam novinky, zajímavosti a informace o našich eventech.

Source: HubSpot