Workflows v HubSpotu

Jaké jsou automatizace v HubSpotu?

HubSpot nabízí různé úrovně automatizací, od jednoduchých follow-up sekvencí po složíté Workflows. Pojdme se podívat na jejich možnosti:

• Workflows – nejpokročilejší forma automatizace, dostupná v profesionálních a vyšších verzích HubSpotu.

• Sekvence – lineární automatizace, propojitelná s Gmail a Outlook, ideální pro personalizované e-mailové kampaně.

• Follow-upy – jednoduchá forma automatizace dostupná zdarma. Spuštění je možné pouze přes vyplněný formulář a lze navázat až 5 e-mailů.

Mnoho firem netuší, že může využívat Follow-up automatizace zdarma a efektivně tím zlepšit komunikaci se zákazníky.

K čemu slouží workflows?

Workflows se nejčastěji používají k automatizaci opakujících se úkolů a zefektivnění práce v CRM. Hlavní využití zahrnuje:

1. Automatizaci interních procesů – například přiřazování kontaktů a úkolů, správa leadů nebo interní notifikace.

2. Správu dat – automatická úprava a aktualizace vlastností objektů, odstraňování duplicit a synchronizace dat.

3. Marketingovou automatizaci – posílání e-mailů na základě interakcí uživatelů, správa kampaní a skórování leadů.

4. Integrace (custom code, webhooky) – propojení Workflows s jinými systémy, API a externími službami.

5. Automatizaci chatbotů – řízení komunikace s návštěvníky webu a personalizace odpovědí.

Automatizace interních procesů

Co vše lze s workflows automatizovat, jde-li o interní procesy? Nejčastěji se využívají pro: 

• Přiřazování nebo rotování vlastníků kontaktů mezi členy týmu.

• Automatické vytváření objektů (kontakty, tikety, firmy) na základě definovaných pravidel.

• Kopírování informací mezi objekty (např. přenášení dat mezi kontakty a firmami).

• Interní notifikace při dosažení důležitých milníků, jako je změna fáze dealu nebo dlouhodobá neaktivita kontaktu.

• Zakládání úkolů pro obchodní tým v reakci na klíčové události.

Marketingové automatizace

Máte-li licenci Marketing Hub Professional, otvírají se vám rozsáhlé možnosti využití workflows pro marketingové kampaně a tvorbu newsletterů a promo e-milů v drag and drop editoru. V workflows lze nastavit: 

• Odesílání e-mailů po vyplnění formuláře nebo jiné interakci.

• Automatizované e-mailové sekvence pro nurturování leadů.

• Cílená komunikace na základě lead scoringu.

• Správa Ads audience – přidávání a odebírání kontaktů z cílených reklamních kampaní.

Další možnosti využití Workflows

Pokud máte Professional verzi Operations Hub, získáváte přístup k dalším pokročilým funkcím, jako jsou:

• Hromadné úpravy properties na základě filtrů – umožňuje provádět změny v datech velkého množství záznamů najednou.

• Slučování kontaktů – např. se stejným telefonním číslem (užitečné pro odstraňování duplicit).

• Formátování dat – automatická úprava vlastností, jako je správný formát telefonních čísel nebo e-mailových adres.

• Custom code a webhooky – propojení s externími systémy a API pro pokročilé automatizace integrované s externími systémy.

Jak vytvořit workflow?

1. Vyberte objekt – Workflows se obvykle váží k určitému objektu (Contact, Company, Deal, Ticket). Tento výběr je klíčový, protože později už ho nelze změnit. Nejčastěji se pro tvorbu workflows používají 4 základní objekty:

2. Nastavte trigger – spouštěč workflows může být například:

• Filtrovaná data – nejčastější způsob, kdy se workflow spustí, pokud kontakt, firma nebo jiný objekt splní určité podmínky (např. změna fáze dealu, dosažení určitého lead score nebo vyplnění formuláře).

• Když je splněno určité kritérium (např. změna vlastnosti kontaktu).

• Časové spouštění (například automatizované čištění databáze každý měsíc).

• Webhooky a custom eventy (například napojení na externí systémy přes API).

3. Definujte akce – workflows mohou provádět různé úkoly, například:

• Odesílat e-maily nebo interní notifikace.

• Vytvářet, aktualizovat nebo mazat objekty.

• Přidávat nebo odebírat kontakty z marketingových kampaní.

• Spouštět vlastní skripty pomocí Custom Code.

4. Optimalizujte a sledujte reporty – HubSpot nabízí přehledné reporty pro sledování efektivity workflows.

5. Testujte a dolaďujte – před nasazením doporučujeme workflows testovat na menším vzorku dat.

Pokud si nejste jisti kde začít, HubSpot nabízí šablony workflows, které vám pomohou rychle nastavit běžné automatizace.

Galerie šablon pro workflows

Nejlepší praxe pro workflows

• Analyzujte existující procesy – snažte se automatizovat procesy, které už ve vaší firmě existují. Používejte je k tom aby vám ulehčili práci a zkrátili čas, který nad úkoly trávíte.

• Ujistěte se, že máte kvalitní data – automatizace je efektivní pouze tehdy, pokud máte již v CRM dostatek dat, které jsou potřeba pro její fungování.

• Začínejte jednoduše – nejdříve si nastavte základní workflows a postupně přidávejte složitější logiku. Ideálně nejprve využijte již předpřipravené šablony workflows než se pustíte do tvorby vlastních.

• Pravidelně Workflows kontrolujte – potřeby firmy se mění, a proto je důležité workflows aktualizovat a optimalizovat.

• Sledujte metriky – analyzujte, jak dobře workflows fungují, a v případě potřeby je upravujte.

Díky workflows v HubSpotu můžete automatizovat nejen marketingové a obchodní procesy, ale také správu dat a interní komunikaci. Správně nastavené Workflows vám ušetří spoustu času a umožní se soustředit na důležitější úkoly.

Potřebujete pomoc s nastavením workflows ve ve vaší firmě? Kontaktujte nás a nastavte vše společně se specialisty na HubSpot z Autoarti.

__________

📩 Přihlaste se k odběru našeho newsletteru. Najdete v něm nové články, video podcasty a informace týkající se CRM, marketingu a obchodu!

🎥 Máme video podcast! Skočte na náš Youtube a ponořte se s námi do světa marketingu, obchodu a CRMek. 

🔗 Sledujte náš LinkedIn a Facebook. Sdílíme tam novinky, zajímavosti a informace o našich eventech.

💡 Zajímá vás problematika HubSpot ochrany citlivých dat? O všech novinkách se dozvíte přímo od specialistů na pravidelných setkáních Prague HubSpot User Group (HUG). Registrujte se zde.

__________