100% přehled o HubSpot CRM skrze historii změn  ⭐

Historie změn – nejlepší přítel administrátora v HubSpot CRM

Architektura HubSpot CRM nabízí dokonalou kontrolu nad změnami všech záznamů. Veškerá historie změn je auditována a každá operace zapsána v separátním logu, takže máte dokonalou kontrolu nad tím, co uživatelé v CRM systému dělají. To se obzvlášť hodí, pokud dojde na chyby v datech, bezpečnostní incidenty nebo chybějící záznamy.

Dohledávání toho, co se stalo, kdy se to stalo a kdo za to může, je na pořadu dne jednou za čas v každé aktivní firmě. HubSpot každé takové hledání extrémně zjednodušuje hned několika funkcemi.

• Property-centrická architektura (ne user-centrická)
• Kompletní historie změn každého záznamu
• Možnost exportovat logy přístupů nebo obsahu
• Detailní informace o odstraněných položkách
  
  

Pojďme se na jednotlivé vlastnosti podívat blíže.

Property-centrická architektura HubSpotu

HubSpot je skvělý v tom, že historii změn vede na úrovni záznamu. Pokud tedy mám jako uživatel přístup například k danému kontaktu, mám i přístup ke kompletní historii změn bez ohledu na to, kdo změny provedl.

1. Otevřete si záznam, například Contact ve vašem CRM
2. V levém sloupci najděte tlačítko View property history
3. Vidíte kompletní historii změn, ve které můžete i vyhledávat

Kdokoliv něco na daném záznamu změnil, zde o tom najdete podrobný log. HubSpot navíc pravidelně po každé úpravě aktualizuje pole Last modified date, takže tato hodnota vždy ukazuje poslední provedenou změnu. Kromě uživatelských změn zde najdete i úpravy vykonané některou z procesních automatizací (typicky Sequences).

💭 Věděli jste, že u každého záznamu najdete i kompletní historii změn jeho vlastníků? Stačí na kartě záznamu v levém sloupci vedle pole Owner kliknout na Details.

Možnosti exportování historie

Pro správce CRM systému je někdy nezbytné exportovat ze systému určitou část historie. HubSpot v tomto směru nabízí hned několik připravených nástrojů, které umožňují exportovat tématicky ucelené soubory dat:

• Historie přihlašování uživatelů
  • Čas přihlášení
  • E-mail uživatele
  • IP adresa
  • Lokalita
  • Druh přihlášení
  • Informace o zařízení

• Historie bezpečnostních aktivit
  Všechny typy změn spojených s bezbečností jako exporty kontaktů, správa uživatelů, přístup k API klíčům a další je možné vyexportovat pomocí jednoho kliknutí. 
  • Čas akce
  • Typ akce
  • E-mail uživatele
  • ID dotčených objektů
  • Přibližná lokalita
  • URL adresa místa, kde akce proběhla

• Historie obsahových aktivit
  Obsahuje úpravy veškerého obsahu podle času, uživatele a objektů. Mezi obsah spadají webové, landing a blogové stránky, marketingové e-maily, moduly a šablony. 
  • Datum a čas akce
  • Typ objektu, který byl vytvořen, upraven či smazán
  • Typ akce jako zveřejnění nebo smazání
  • Název prvku jako název souboru nebo stránky
  • ID objektu
  • Uživatel, který akci provedl
  • ID uživatele
  • Aktualizované nebo smazaené řádky HubDB

Možnost exportovat tyto údaje z HubSpotu vám musí administrátor povolit vaší uživatelské roli, některé exporty přísluší pouze Super Admin rolím. Potom stačí:

1. Ve vašem HubSpot účtu kliknout na ikonu ozubeného kolečka
2. V levém sloupci klikněte na Account defaults
3. Přejděte na záložku Security, kde najdete sekci Activity logs
4. Vyberte, který export požadujete

V tu chvíli dojde k zahájení zpracovávání exportu dat. Finální CSV soubor najdete po jeho zpracování v HubSpotu pod ikonou zvonečku a zároveň vám přijde i e-mail s upozorněním o dokončení operace.

Přehled odstraněných položek

Nešťastné kliknutí na delete už nemusí být důvodem k panice. HubSpot totiž veškeré záznamy 90 dní uchovává v koši (Recycle bin), odkud je můžete kdykoliv bez větších obav obnovit.

• V menu vyberte požadovaný typ záznamu (Contacts, Deals, …)
• Na liště přehledového okna klikněte na Actions
• Vyberte Restore records

Jen pozor, při obnovení nemusí dojít ke znovuvytvoření všech vazeb a původních umístěních záznamu. Pokud vás zajímá víc, HubSpot nabízí bližší vysvětlení problematiky obnovy odstraněných záznamů.

💡 A co GDPR-delete kontaktu? V tomto případě není záznam uchováván v koši a je v souladu s legislativou definitivně odstraněn z databáze, takže ho nelze obnovit.

💭 Kdo může mazat záznamy? Uživatel s přístupem na úrovní Account a právem na přidávání a úpravu uživatelů může obnovovat záznamy z koše. 

V kostce o auditech a historii změn v HubSpotu

HubSpot je systém, který změny eviduje na úrovní Property, nikolik uživatele. Pokud má tedy uživatel přístup k záznamu, může si zobrazit celou historii všech změn včetně podrobností jako je konkrétní čas, změněné pole či autora změny.

Historické logy lze z HubSpotu snadno vyexportovat, a to hned v několika podobách: historie přihlášení uživatelů nebo jako logy bezpečnostích a obsahových aktivit.

Veškeré smazané údaje jsou 90 dní uchovávány v koši, odkud je lze snadno obnovit. To se netýká akce GDPR-delete kontaktů, které jsou smazány definitivně v soulad s GDPR.

Hledali jste odpovědi na jiné otázky? Ozvěte se nám, rádi vám s HubSpot CRM a jeho nastavením poradíme.

📩 Přihlaste se k odběru našeho newsletteru. Najdete v něm nové články, video podcasty a informace týkající se HubSpotu, marketingu a obchodu!

🎥 Máme video podcast! Skočte na náš Youtube a ponořte se s námi do světa marketingu, obchodu a CRM systémů. 

🔗 Sledujte náš LinkedIn a Facebook. Sdílíme tam novinky, zajímavosti a informace o našich eventech.

Zdroje: HubSpot, HubSpot, HubSpot