Architektura HubSpot CRM nabízí dokonalou kontrolu nad změnami všech záznamů. Veškerá historie změn je auditována a každá operace zapsána v separátním logu, takže máte dokonalou kontrolu nad tím, co uživatelé v CRM systému dělají. To se obzvlášť hodí, pokud dojde na chyby v datech, bezpečnostní incidenty nebo chybějící záznamy.
Dohledávání toho, co se stalo, kdy se to stalo a kdo za to může, je na pořadu dne jednou za čas v každé aktivní firmě. HubSpot každé takové hledání extrémně zjednodušuje hned několika funkcemi.
Pojďme se na jednotlivé vlastnosti podívat blíže.
HubSpot je skvělý v tom, že historii změn vede na úrovni záznamu. Pokud tedy mám jako uživatel přístup například k danému kontaktu, mám i přístup ke kompletní historii změn bez ohledu na to, kdo změny provedl.
Kdokoliv něco na daném záznamu změnil, zde o tom najdete podrobný log. HubSpot navíc pravidelně po každé úpravě aktualizuje pole Last modified date, takže tato hodnota vždy ukazuje poslední provedenou změnu. Kromě uživatelských změn zde najdete i úpravy vykonané některou z procesních automatizací (typicky Sequences).
💭 Věděli jste, že u každého záznamu najdete i kompletní historii změn jeho vlastníků? Stačí na kartě záznamu v levém sloupci vedle pole Owner kliknout na Details.
Pro správce CRM systému je někdy nezbytné exportovat ze systému určitou část historie. HubSpot v tomto směru nabízí hned několik připravených nástrojů, které umožňují exportovat tématicky ucelené soubory dat:
Možnost exportovat tyto údaje z HubSpotu vám musí administrátor povolit vaší uživatelské roli, některé exporty přísluší pouze Super Admin rolím. Potom stačí:
V tu chvíli dojde k zahájení zpracovávání exportu dat. Finální CSV soubor najdete po jeho zpracování v HubSpotu pod ikonou zvonečku a zároveň vám přijde i e-mail s upozorněním o dokončení operace.
Nešťastné kliknutí na delete už nemusí být důvodem k panice. HubSpot totiž veškeré záznamy 90 dní uchovává v koši (Recycle bin), odkud je můžete kdykoliv bez větších obav obnovit.
Jen pozor, při obnovení nemusí dojít ke znovuvytvoření všech vazeb a původních umístěních záznamu. Pokud vás zajímá víc, HubSpot nabízí bližší vysvětlení problematiky obnovy odstraněných záznamů.
💡 A co GDPR-delete kontaktu? V tomto případě není záznam uchováván v koši a je v souladu s legislativou definitivně odstraněn z databáze, takže ho nelze obnovit.
💭 Kdo může mazat záznamy? Uživatel s přístupem na úrovní Account a právem na přidávání a úpravu uživatelů může obnovovat záznamy z koše.
HubSpot je systém, který změny eviduje na úrovní Property, nikolik uživatele. Pokud má tedy uživatel přístup k záznamu, může si zobrazit celou historii všech změn včetně podrobností jako je konkrétní čas, změněné pole či autora změny.
Historické logy lze z HubSpotu snadno vyexportovat, a to hned v několika podobách: historie přihlášení uživatelů nebo jako logy bezpečnostích a obsahových aktivit.
Veškeré smazané údaje jsou 90 dní uchovávány v koši, odkud je lze snadno obnovit. To se netýká akce GDPR-delete kontaktů, které jsou smazány definitivně v soulad s GDPR.
Hledali jste odpovědi na jiné otázky? Ozvěte se nám, rádi vám s HubSpot CRM a jeho nastavením poradíme.
📩 Přihlaste se k odběru našeho newsletteru. Najdete v něm nové články, video podcasty a informace týkající se HubSpotu, marketingu a obchodu!
🎥 Máme video podcast! Skočte na náš Youtube a ponořte se s námi do světa marketingu, obchodu a CRM systémů.
🔗 Sledujte náš LinkedIn a Facebook. Sdílíme tam novinky, zajímavosti a informace o našich eventech.
Zdroje: HubSpot, HubSpot, HubSpot