Jak vytvořit šablonu v Gmailu: Kompletní průvodce

Proč používat šablony v Gmailu?

E-mailové šablony vám umožní rychle reagovat na často se opakující situace. Příklady:

• Zákaznická podpora: Rychlé odpovědi na běžné dotazy zvyšují spokojenost zákazníků.
• Nábor: Standardizované pozvánky na pohovory nebo žádosti o dokumenty.
• Obchodní nabídky: Rychlé reakce na poptávky zákazníků s možností personalizace.
• Shrnutí schůzek: Zasílání důležitých bodů z meetingů všem účastníkům.

Díky šablonám se zjednoduší nejen vaše práce, ale i organizace v rámci celého týmu.

Jak vytvořit šablonu v Gmailu

Než začnete, je nutné šablony v Gmailu povolit. Postupujte podle těchto kroků:

1. Klikněte na ozubené kolečko v pravém horním rohu Gmailu a vyberte Zobrazit všechna nastavení.

3. U možnosti Šablony klikněte na Zapnout.

Nyní můžete začít tvořit šablony:

1. Otevřete nový e-mail kliknutím na tlačítko Napsat.
2. Napište obsah své šablony.
3. Klikněte na tři tečky v pravém dolním rohu okna.
4. Najděte možnost Šablony a zvolte Uložit koncept jako šablonu.
5. Klikněte na Uložit jako novou šablonu a pojmenujte ji.
   
   

Vaše šablona je nyní připravena k použití.

Jak posílat e-maily pomocí šablon

Použití vytvořené šablony je snadné:

1. Klikněte na Napsat, abyste otevřeli nový e-mail.
2. Klikněte znovu na tři tečky v pravém dolním rohu.
3. Vyberte Šablony a klikněte na požadovanou šablonu.
4. Obsah šablony se automaticky načte do e-mailu. Můžete ho upravit před odesláním.

Automatické odesílání šablon pomocí filtrů

Chcete-li automatizovat odesílání, můžete v Gmailu nastavit filtry:

1. Klikněte na Nastavení a vyberte Filtry a blokované adresy.
2. Klikněte na Vytvořit nový filtr.
3. Nastavte kritéria, například klíčová slova nebo e-mailové adresy.
4. Klikněte na Vytvořit filtr a zaškrtněte možnost Poslat šablonu.
5. Vyberte požadovanou šablonu.

Gmail nyní automaticky odešle šablonu, pokud dorazí e-mail splňující vaše kritéria.

Správa šablon

• Smazání šablony: Přejděte do tří teček > Šablony > Smazat šablonu.
• Přepsání šablony: Napište novou verzi, poté ji uložit stejným názvem.
  
  
  

Závěr

Používání šablon v Gmailu vám ušetří čas a zlepší organizaci práce. Ať už jste jednotlivec nebo firma, šablony vám pomohou zlepšit efektivitu a sjednotit komunikaci. Začněte je používat ještě dnes a posuňte svůj e-mail na novou úroveň! 

Rozhodnete-li se v budoucnu pozvednout vaše e-maily na vyšší úroveň zvažte e-mailingové nástroje, jako je např. český Ecomail, který umí posílat jak hromadné e-maily, tak sms a tvořit automatizované workflow. Máte-li zájem o českého zprostředkovatele e-maliů, můžete též zvážit Smartmailng, nebo ze zahranočních nástrojů Mailchipm, Active Campaign či Klavyio. Ocitnete-li se před otázkou jaký e-mailngový nástroj si zvolit pro individuální potřeby vaší firmy, kontaktujte naše specialisty na e-mailing, kteří vám rádi poradí a vyberou nástroj, který cenově i kvalitou zapadne do vaší firemní strategie.