Jak posílat hromadné e-maily více kontaktům? ⭐

Posílání hromadných e-mailů může být opravdové utrpení. Především v případě, že nechcete, aby o sobě adresáti věděli a dozvěděli se, komu všemu píšete naráz, nebo hůř, omylem nedali „Odpovědět všem”. Pokud oslovujete menší počty adresátů, tomuto faux pas se dá zabránit přímo v Gmailu i Outlooku. Co ale dělat, když máte v databázi kontaktů stovky?

Pojďme se podívat na problematiku hromadných e-mailů hlouběji. Ukážeme si, jak správně oslovit skupinu zákazníků pomocí několika různých způsobů:

• E-mail pro více adresátů v Gmailu
• E-mail pro více adresátů v Outlooku
• Použití mailingového nástroje Mailchimp
• Plnohodnotný CRM systém

Každý ze způsobů nabízí určité výhody a hodí se tak pro různé scénáře. Jestli máte v plánu ušetřit si pár minut zbytečného kopírování, můžete jednotky adresátů oslovit bez toho, abyste pořizovali nákladný CRM systém. Pokud ale plánujete poslat e-mail stovkám zákazníků z vašeho adresáře, bylo by šíleně pracné kopírovat sdělení a personalizovat ho ručně v „hloupém” e-mailovém klientovi.

Kdy přemýšlet o změně způsobu rozesílání hromadných e-mailů:

• Vaše e-maily často končí ve složce Spam
• Trávíte příliš mnoho neproduktivního času nad rozesílkou 
• Pochybujete, že někdo vaše zprávy vůbec čte
  
  

Jak poslat hromadný e-mail více příjemcům v Gmailu?

Poslat e-mail v kopii na pár kolegů umí každý. Podobně snadné je poslat i libovolné obchodní sdělení několika zákazníkům najednou. Pokud nechcete, aby o sobě adresáti mezi sebou věděli, jejich e-mailové adresy uvádíte v poli Bcc, neboli skrytá kopie.

Tady je základní návod jak na to:

1. V Gmailu klikněte na Nová zpráva/Compose (nebo klávesovou zkratkou c)
2. Vyplňte adresu hlavního příjemce (Komu/To), pokud můžete
3. Okno nové zprávy v horním řádku Od/From má vpravo možnosti Kopie/Cc a Skrytá kopie/Bcc

4. Klikněte na Skrytá kopie / Bcc (nebo klávesovou zkratkou CTRL+SHIFT+b) a do nového řádku vložte e-mailové adresy, na které chcete zprávu hromadně odeslat

💡 Pokud v Gmailu chcete používat klávesové zkratky, nejprve je povolte v nastavení. Přes Zubaté kolečko > Zobrazit všechna nastavení > Nastavení, dole najeďte na možnost Klávesové zkratky a přepněte je na Zapnuto.

💭 Příjemci v obyčejné kopii (Kopie/Cc), mohou vidět jak hlavního příjemce (Komu/To) zprávy, tak všechny adresáty uvedené v kopii (Kopie/Cc). Příjemce ve skryté kopii (Skrytá kopie/Bcc) kromě odesílatele (Od/From) nikdo další neuvidí.

Metoda Skrytí příjemci

V tomto článku si dále povíme, že není vhodné posílat e-mailové zprávy bez hlavního příjemce (Komu/To), jelikož je potom e-mailové servery často vyhodnotí jako nebezpečný obsah. Je vhodné použít metodu označovanou Skrytí příjemci, která spamové filtry částečně ošálí, aniž by odhalila hlavního příjemce.

Možná se teď ptáte proč si jednoduše neposlat zprávu přímo na svůj vlastní e-mail. Většině lidí může přijít divné, proč by někdo do pole Komu/To uváděl svůj vlastní e-mail a posílal zprávu sám sobě. Proto doporučujeme skrýt identitu hlavní příjemce (Komu/To) a nahradit ji spojením Skrytí příjemci. 

Toto předejde případným nedorozumněním ve většině případů, ale nahradit ho můžete i více přiléhavým popisem jako Předplatitelé nebo VIP zákazníci. Každopádně takto transparentní označení hromadného e-mailu může v určitých případech pomoct.

Pluginy pro hromadné posílání e-mailů v Gmailu

Vkládání e-mailových adres do Skryté kopie/Bcc může být časově velmi náročné. Jde o jedno pole, ve kterém je při několika delších adresách těžké se vyznat, adresy nejde přehledně editovat a pokud přehlédnete chybičku, nemusí být všechny zprávy správně doručeny. 

Vznikla proto celá řada pluginů, které můžete do Gmailu nainstalovat a získat tak pokročilé funkce pro rozesílání hromadných zpráv. Jako jeden příklad za všechny uveďme nástroj Gmass. Za cenu začínající na 19,95 dolarech za měsíc získáte přímo v Gmailu přístup k funkcím jako:

• Rozesílání hromadných e-mailových kampaní
• Možnosti hromadné rozesílky z databází nebo v části Google Kontakty
• Plánování a automatizace follow-up odpovědí
• Personalizace sdělení
• Pokročilá analytika
• Správa zákaznických seznamů včetně souhlasů s kontaktováním

Jak poslat e-mail více příjemcům v Outlooku?

Základem většiny korporátních kanceláří je Outlook. Stejně jako v Gmailu, i v e-mailové klientovi od Microsoftu lze posílat hromadné zprávy pomocí skryté kopie (Bcc). 

Tady je základní návod jak na to:

1. Přihlaste se do Outlooku a klikněte na Nová zpráva
2. Vedle tlačítka Odeslat klikněte na tlačítko Kopie
3. V novém okně vyplňte adresu hlavního příjemce (Komu/To), případně použijte metodu Skrytí příjemci popsanou výše
4. Vyplňte adresy v poli Skrytá kopie (Bcc) oddělené čárkou, mezerou nebo středníkem
5. Klikněte na OK a poté Odeslat

Hromadná korespondence v MS Office

Balík kancelářských aplikací MS Office disponuje funkcí, která nabízí pokročilé možnosti hromadné rozesílky e-mailů skrze aplikaci MS Word. Jmenuje se Hromadná korespondence (Mail Merge). Vše probíhá v prostředí textového editoru – napíšete sdělení, vytvoříte seznam adresátů, nebo ho připojíte z Excelu, nastavíte pole pro personalizaci, zkontrolujete a posíláte.

Slyšeli jste správně, skrze Hromadnou korespondenci můžete personalizovat sdělení e-mailu. Pokud máte v databázi kromě e-mailových adres i jména, adresy nebo jiné osobní informace, můžete je využít v textu zprávy. Bohužel, tady rozšířené možnosti MS Office končí, a jednoznačně nedosahují například úrovně například pluginu Gmass pro Gmail, ani profesionálním mailingovým nástrojům, kterým se budeme věnovat v další části článku.

Nevýhody hromadného rozesílání e-mailů v Gmailu a Outlooku 

Využití e-mailových klientů k rozesílce hromadných zpráv pomocí skrytých kopií (Bcc) bezpochyby funguje, ale počítat musíte s několika omezeními a negativními vedlejšími efekty. Ne všechny budou ovlivňovat váš konkrétní případ, ale určitě byste měli vědět, kde si dát obzvlášť pozor a proč je pro určité příležitosti jejich použití vyloženě nevhodné.

Riskantní používání polí To, Bcc a Cc 

Pokud používáte kopie a skryté kopie k tomu, abyste hromadně rozeslali e-mail a zároveň před sebou utajili jejich příjemce, jste vždy jen krůček od katastrofy. Stačí lehká nepozornost, uvést několik adres do chybného pole a může se stát, že zákazníkovi pošlete zprávu obsahující adresy všech ostatních zákazníků.

Stačí aby poté kliknul na Odpovědět všem / Reply to all a jeho odpověď si přečetli všichni. Hanbu, kterou to může způsobit vám a vaší firmě, si jistě umíte představit.

Neprofesionalita a problémy s Odpovědět komu / Reply to

Jelikož zpráva, kterou obdrží váš adresát, bude mít v poli Komu/To uvedenou jinou než jeho adresu, může být na vážkách s tím, komu vlastně bude odpovídat. Takový e-mail na většinu lidí působí přinejlepším zvláštně a nemají k němu důvěru.

Navíc pokud jde o první oslovení zákazníka, který váš příliš nezná, může tato neprofesionalita způsobit, že si vaši společnost rovnou zařadí mezi podezřelé podvodníky. Neříkáme tím, že jím jste, ale tato metoda rozesílky je mezi opravdovými podvodníky velmi častá, tak proto ta asociace.

Pravděpodobnost označení za spam

Pokračujme v myšlence minulého bodu. Pokud je určitý způsob hojně využíván pro hromadnou rozesílku potenciálně škodlivých zpráv (phishing, malware, spam), naučí se ho rozeznávat i spamové filtry. Pokud tedy uvedete ve zprávě pouze vícero příjemců ve skryté kopii (Bcc), s velkou pravděpodobností skončí ve složce Spam.

Čím víc příjemců ve skryté kopii, tím spíše skončí váš e-mail ve spamu. Utrpí tím i důvěra ve vaši schránku ze strany e-mailových serverů.

S kolegy v jedné firemní doméně nebo se zákazníky, se kterými jste v e-mailové komunikaci, je tato pravděpodobnost nižší, ale pokud oslovujete vlažnější publikum, může se vám cesta skrze skryté kopie vymstít. A to dlouhodobě.

Omezený počet adres v hromadné poště

Pokud už se rozhodnete Bcc využít pro hromadnou rozesílku, mějte na paměti její limity. Pro Outlook platí omezení 500 příjemců ve skryté kopii (Bcc), pro Gmail jsou to 2 000.

Neobejde se bez manuální práce

Rozesílání hromadných zpráv skrze skryté kopie (Bcc) je pracná záležitost. Musíte si data pečlivě připravit, oddělit jednotlivé adresy čárkami zkontrolovat, že každá z nich neobsahuje žádnou chybu, která by znamenala, že e-mailový klient nedokáže adresy správně určit. Typicky třeba mezera ve jméně, čárka navíc, atd.

Samotným odesláním ale manuální práce nekončí. Co když vám od osloveného zákazníka přijde odpověď: “Nemám zájem o obchodní sdělení.” Vaší povinností je aktualizovat jeho souhlas se zasíláním obchodních sdělení skrze e-mail. Co když odpoví z jiné e-mailové adresy? Co když vám část zákazníků neodpoví a vy jim po týdnu budete chtít poslat zdvořilé připomenutí?

Správně, čekají vás hodiny (zbytečné) manuální práce, kde jedna chybička znamená fiasko.

Střelba naslepo bez personalizace a analytiky

Posílání zpráv hromadnou rozesílkou skrze Outlook nebo Gmail znamená, že všichni příjemci obdrží totožné sdělení. Žádné oslovení, přizpůsobení obsahu zákaznickým preferencím, nic. Posíláte tuctovou nepersonalizovanou zprávu, kterou doufáte, že se aspoň zlomku příjemců strefíte do vkusu.

Jedinou metodou, jak můžete změřit úspěšnost vašeho e-mailu, bude počet odpovědí na onu zprávu. Nezjistíte už ale, kolika lidem byl e-mail doručen, kolik ho otevřelo a kolik z nich případně kliklo na některý z odkazů. Navíc si statistiku budete muset vést také manuálně, ale o tom jsme už mluvili výše. 

Kdy pořídit e-mail marketingovou platformu jako je Mailchimp?

Pokud to s e-maily myslíte vážně, přichází na řadu využití specializovaných nástrojů. Příkladem, na kterém si e-mail marketingové nástroje ukážeme, je legendární Mailchimp. Ve zkratce jde o nástroj, kam nahrajete databázi svých zákazníků a jakmile je chcete oslovit, založíte novou kampaň, v pohodlném grafickém editoru vytvoříte sdělení a posíláte. Mailchimp se stará a údržbu zákaznické databáze včetně statistik, správy souhlasů atp.

A víte, co je na tom nejlepší? Mailchimp je v určité velikosti zcela zdarma, takže pokud přistoupíte na drobné kompromisy, už nikdy hromadné zprávy přímo z Outlooku nebo Gmailu posílat nemusíte. Nikdy!

Mailchimp používejte zdarma, pokud:

• Neposíláte více než 10 000 zpráv měsíčně
• Vaše databáze nepřekračuje 2 000 kontaktů
• Nepotřebujete pokročilé automatizace a vystačíte si s 1krokovou
• Nevadí vám patička s Mailchimp bannerem

Jakmile se do bezplatného plánu nevejdete, Mailchimp cenu odvozuje od velikosti vaší zákaznické databáze. Spočítejte si tedy, kolik kontaktů budete chtít takto oslovovat a poté si vyberte program odpovídající vašim požadavkům.

Obrovskou výhodou oproti Outlooku i Gmailu je to, že vám Mailchimp automaticky spravuje rozesílku sdělení, takže máte vysokou šanci vyhnout se zachycení vašich zpráv spamovým filtrem. Zprávy vytvořené v Drag&Drop konfigurátoru Mailchimpu působí profesionálně a graficky poutavě, aniž byste museli umět programovat nebo najímat grafické designery.

K tomu získáte k dispozici kompletní statistiku doručení, otevření i prokliknutí, získáte přehled o vašem cílovém publiku a možnost přizpůsobovat jim sdělení na míru. Na základě předchozího chování zákazníků můžete vytvářet cílené kampaně a s placenými plány dokonce vytvářet celé automatizované sekvence.

Zkrátka vše, co k opravdu profi využití e-mailové komunikace můžete potřebovat.

Plnohodnotný CRM systém pro neomezené hromadné rozesílání e-mailů

Pokud jste doteď řešili e-maily skrze skryté kopie (Bcc), může pro vás být plnohodnotný CRM systém příliš velkým skokem dopředu. Rozhodně byste ale měli vědět, že tu taková možnost je, že nemusí být extrémně drahá a že může vaší firmě pomoci s digitalizací.

E-mailová komunikace je jednou z nejefektivnější metod navazování vztahů se zákazníky. V CRM systému jakým je například HubSpot tak tvoří značnou část většiny procesů. V HubSpotu najdete velmi podobné funkce jaké nabízí Mailchimp, navíc rozšířené o kompletní historii kontaktu zákazníka s vaší společností. Telefonní hovory, SMS zprávy, vyměněné smlouvy, jeho návštěvy u vás na webu a vše, co pro precizní výkonnostní marketing v digitální době potřebujete.

HubSpot nabízí bezplatné vyzkoušení základních marketingových funkcí, takže nemusíte pořizovat zajíce v pytli. Stačí si založit účet, zorientovat se, vytvořit si databázi prvních kontaktů, návrh zprávy a můžete ho rozesílat až na 2 000 kontaktů měsíčně. Jakmile vám limit přestane stačit, nebo se budete chtít zbavit loga HubSpot v e-mailech, stačí povýšit na Starter plán, kterým si odemknete přístup k desítkám dalších funkcí.

V kostce 

Posílání hromadných e-mailů v Outlooku a Gmailu je zcela legitimním způsobem, jak oslovit vícero příjemců. Při použití skryté kopie (Bcc) dokonce i tak, že příjemci o sobě navzájem nebudou vědět. 

Způsob je to jednoduchý a prakticky bezplatný, hodí se pro nárazové rozeslání zpráv jednotkám, maximálně desítkám příjemců. Je pravděpodobné, že brzy narazíte na určité limity této metody – omezený počet příjemců ve skryté kopii (Bcc), vyšší pravděpodobnost zachycení spamovým filtrem, extrémní manuální pracnost.

Ve chvíli, kdy na omezení narazíte, nebo vám dojde trpělivost, otevírá se před vámi několik pokročilých možností, které vám život dokáží ulehčit. Může jít o využití pluginu pro Gmail nebo využití funkce Hromadné korespondence v Outlooku. Pro profesionální marketingové nasazení se potom nabízí e-mail marketingové nástroje jako je Mailchimp, nebo poté už přímo nasazení plnohodnotného CRM systému, jakým je například HubSpot.

Jestli máte pochybnosti o efektivitě způsobu, jakým e-maily dnes posíláte, domluvme si rychlou konzultaci.📆

📩 Přihlaste se k odběru našeho newsletteru. Najdete v něm nové články, video podcasty a informace týkající se HubSpotu, marketingu a obchodu!

🎥 Máme video podcast! Skočte na náš Youtube a ponořte se s námi do světa marketingu, obchodu a CRM systémů. 

🔗 Sledujte náš LinkedIn a Facebook. Sdílíme tam novinky, zajímavosti a informace o našich eventech.

Zdroje: Microsoft, Gmass, Mailchimp, HubSpot