5 důvodů proč Excel nikdy nezvládne nahradit kvalitní CRM

Mnoho malých firem nebo start-upů začíná tím, že všechny informace ukládají do tabulek a dokumentů v Excelu nebo Google Sheets. Krátkou dobu tato strategie funguje, ale brzy se pořádek změní v chaos. Udržet si přehled začne být obtížné. Excel navíc nedokáže nabídnout užitečné vychytávky, které jsou pro specializovaný CRM systém samozřejmostí. Ačkoliv se bez CRM nějakou tu dobu obejdete, čím dřív ho začnete používat, tím lépe pro vaše podnikání.

CRM (Customer Relationship Management) je ve zkratce software pro řízení vztahů se zákazníky. Pomocí softwaru CRM můžete sledovat interakce, analyzovat data a vést poznámky o existujících i potenciálních zákaznících. Data jsou uložena v centrální databázi a může je využívat celý tým v organizaci.

Tabulkou propracovaný systém nikdy neporazíte a ve finále její údržbou strávíte dost často i mnohem více času.

Tady jsou hlavní důvody proč vsadit na CRM:

1. Všechna data – přehledně na jednom místě

Pokud používáte Excel, nejspíše také máte několik dalších aplikací, složek, tabulek a dokumentů – vše roztříštěné na několika místech. CRM centralizuje všechna vaše data a údaje o zákaznících jako jsou kontaktní informace, historie veškeré komunikace i zákaznických vztahů, dokumenty. 

Navíc, změny provedené jedním uživatelem jsou ihned přístupné zbytku týmu. Všichni tak mohou mít kompletní přehled o každém obchodním procesu i zákazníkovi pokud ho k práci vyžadují.

💡74 % uživatelů uvádí, že CRM systém zlepšil jejich přístup k zákaznickým datům

V Excelu data jen leží a nepracují – pouze čekají uložená na disku. Naopak v CRM jsou data neustále v akci.

2. Automatizací rutinních úkolů proti neproduktivní manuální dřině

Automatizace nejen v marketingu a prodeji představuje proces, kterým jsou rutinní ale nezbytné úkoly a procesy prováděny automaticky. V Excelu automatizaci spíše nečekejte – pokud si nenaprogramujete svoje vlastní makra, připravte se na nudnou ruční editaci buněk.

Automatizace výrazně šetří čas a zvyšuje produktivitu celého týmu. Například marketéři ušetří díky automatizaci přes 25 hodin týdně. 

Jaké automatizované nástroje v CRM najdete?

• Automatizace zadávání dat
  Prodejci stráví v průměru 17 % dne zadáváním dat. Díky automatizaci tento čas mohou věnovat něčemu užitečnějšímu, například obchodům a zákazníkům.

• Personalizované e-mailové sekvence
  Na základě dat ze CRM lze vytvořit personalizované e-mailové sekvence pro automatizovanou komunikaci s potenciálními zákazníky.

• Automatické zaznamenávání všech interakcí se zákazníky
  CRM automaticky zaznamenává telefonní hovory a e-mailovou komunikaci s vašimi (potenciálními) zákazníky. Tato automatizace zajistí, že máte vždy aktuální informace o tom, v jaké fázi prodejního procesu se daný zákazník nachází.

• Automatizace zákaznického servisu
  CRM vám výrazně pomůže se zákaznickým servisem, například pomocí chatbotů.

• Workflows
  Díky workflows se některé úkony mohou vykonávat automaticky, na základě předem nastavených pravidel. 

3. Lead managementem k více leadům a zákazníkům

Pokud vám s něčím Excel opravdu nepomůže, je to lead management. Lead management, tedy správa potenciálních zákazníků, je systematický proces, při kterém jsou potenciální zákazníci kvalifikováni, analyzováni a „opečovávani“ tak, aby mohli být konvertováni v nové obchodní příležitosti.

Cílem lead managementu je, aby vám žádný potenciální zákazník neproklouznul mezi prsty.

Proč je CRM pro lead management nedocenitelným nástrojem?

• CRM uchovává všechny informace o vašich potenciálních zákaznících na jednom místě. Během pár vteřin zjistíte vše, co potřebujete. 
• Kvalifikace a skórování leadů odhalí, kteří potenciální zákazníci opravdu stojí za to, abyste do nich investovali svůj čas.
• CRM pomůže s lead managementem v každé fázi – od zachycení leadů, až po personalizovanou komunikaci s nimi. Díky automatizaci je navíc celý proces mnohem svižnější a přehlednější.

4. Reportování jednodušší než kdy dřív

Velkou nevýhodou Excelu je, že nedokáže zpracovat komplexní data ve velkém množství. Se CRM systémem se tohoto problému obávat nemusíte, protože dokáže skladovat neskutečné množství provázaných informací. Ty zvládne správně analyzovat a přetavit je v cenné insighty nejen o chování zákazníků. 

CRM nabízí automatizované analytické a reportovací funkce, které umožňují vytvářet aktuální přehledy, například formou dashboardů. Dashboardy poskytují vizuální vhled do dat v různých stupních detailu, ať už tabulkou, grafem nebo určitým ukazatelem. 

💭Věděli jste, že většina CRM reporty nabízí v mobilní verzi? To znamená, že veškerá data, máte vždy po ruce.

5. Vyšší prodeje, rychlejší proces a přesnější předpovědi 

Zajistí vám Excel lepší přehled o všech prodejních údajích, zeefektivní váš prodejní proces a zvýší příjmy vaší společnosti? Ne. Zato CRM ano.

Se CRM si vytvoříte jednotný a opakovatelný prodejní proces, který vašemu prodejnímu týmu zajistí přehlednost a celistvost. Pokud máte prodejní proces rozptýlený v různých dokumentech, složkách a aplikacích, váš tým nemůže být na jedné vlně. Musí pro ně být obtížné prodejní proces efektivně pochopit, pokud není přehledně zdokumentovaný. 

💡CRM může zvýšit prodej až o 29 %, zlepšit přesnost předpovědi prodeje až o 32 % a zvýšit produktivitu prodeje o 39 %.

Prodejní týmy si díky CRM lépe stanoví priority. Jak? Pomocí funkce lead scoring (bodového hodnocení). Potenciální zákazníci s nejvíce body se dostanou mezi priority vašich prodejců, takže ve finále uzavřete více obchodů. 

V kostce

Mnoho malých firem nebo start-upů začíná tím, že se všechny informace snaží držet v tabulkách v Excelu nebo Google Sheets. Po nějaké době ale narazí na nedokonalosti tabulek, což je přesně ten moment, kdy do hry přichází CRM.

Kvalitní CRM vám nabízí funkce, na které Excel nestačí. CRM zajistí, že budete mít všechna data přehledně na jednom místě. Díky automatizaci rutinních úkolů se budete moci rozloučit s neproduktivní manuální prací. Lead management vám zajistí lepší správu leadů, informace a data o zákaznících, či potenciálních zákaznících, které chcete konvertovat na platící zákazníky. A reportování? To bude jednodušší než kdy dříve.

Navíc se připravte na vyšší prodeje, efektivnější prodejní proces a přesnější předpovědi. Ano, to vše, díky odvážnému kroku zavést do firmy místo tabulek, dokumentů a sešitů pořádné CRMko pro své obchodní i marketingové plány

Pokud máte zájem o zhodnocení přínosu CRM pro váš konkrétní případ, sjednejte si s námi nezávaznou konzultaci.

📩 Přihlaste se k odběru našeho newsletteru. Najdete v něm nové články, video podcasty a informace týkající se HubSpotu, marketingu a obchodu!

🎥 Máme video podcast! Skočte na náš Youtube a ponořte se s námi do světa marketingu, obchodu a CRM systémů. 

🔗 Sledujte náš LinkedIn a Facebook. Sdílíme tam novinky, zajímavosti a informace o našich eventech.

Zdroje: HubSpot, HubSpot